Tulit lukemaan tätä blogipostausta yksi ajatus mielessä: saamaan vastauksen kysymykseen siitä, paljonko joudut maksamaan ammattimaisesta striimauksesta tapahtumaasi. Saat vastauksen kysymykseesi tässä: yleisimmin tapahtuman striimauksen hinta on 2000-4000 euroa, kun se tehdään ammattilaisten toimesta.

Nyt kun on saatu tärkein alta pois, annan muutamia vinkkejä siihen, miten voit muotoilla tarjouspyynnön eri palveluntarjoajille niin, että saat juuri sopivan kokoisen toteutuksen tapahtumaasi (ja eniten rahoille vastinetta).

‍

Mikä vaikuttaa eniten hintaan? 💰

Tapahtumastriimauksen hinta koostuu hyvin pitkälti kolmesta osa-alueesta: tuotannon koko, käytettävä alusta ja striimattavien tapahtumien määrä. Toisin kuin usein luullaan, tapahtuman kesto ei vaikuta hintaan huomattavasti, sillä kulut syntyvät hyvin pitkälti valmistelusta ja tekniikan kasauksesta - eli yksinkertaisesti paikalle saapumisesta. Avataan osa-alueita hieman, niin saat paremman ajatuksen siitä, minkälainen kokonaisuus teidän tapahtumaan voisi olla paras.

‍

Tuotannon koko 🎥

Suurin yksittäinen kulu tapahtuman striimauksessa on siihen käytettävät resurssit. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, kuinka paljon henkilöstöä ja erilaista kalustoa tarvitaan viemään tapahtumalle asetetut tavoitteet maaliin. Tämä ei ole tietenkään asia, joka sinun tulisi täysin tietää: ammattimainen tuotantokumppani osaa mitoittaa tuotannon vaatimat resurssit juuri oikeanlaisiksi.

Riippuen siitä, mitä haluatte tapahtumalta, voit kuitenkin tarjouspyynnön yhteydessä mainita tapahtuman tavoitteista, jotta saat ohjattua palveluntarjoajan oikeaan suuntaan - tarjoajia on moneen lähtöön ja toiset tarjoavat oletuksena hieman laajempaa pakettia tapahtumaan, kun taas toisilla peruspaketti on hyvin kevyt. Tässä pari esimerkkiä yleisistä skenaarioista.

Tapahtuman tavoite on pelkästään välittää tietoa katsojille - esimerkiksi tiedotustilaisuus tai kalvomateriaaliin pohjautuva koulutus. Tällaisessa tilanteessa järkevin toteutus on yhdellä kameralla ja kevyellä ääni- ja valotekniikalla. Hinta on halvemmassa päässä.

Tapahtumassa halutaan viestiä laatua tai ohjelmassa on muutakin kuin kalvoja - esimerkiksi seminaari tai paneelikeskustelua sisältävä tapahtuma. Nyrkkisääntönä on se, että jos tapahtuman ohjelmassa on muutakin kuin yksittäisiä esiintyjiä (paneelikeskustelu, tanssia, musiikkiesitys), toteutukseen tarvitaan useampi kamera, mutta myös lisää mikrofoneja ja ehkä myös lisää henkilöstöä.

Paneelikeskustelu on hyvä esimerkki tilanteesta, jossa vaaditaan kaksi kameraa. Katsojasi luultavasti poistuvat linjoilta siinä vaiheessa, jos kuva on pelkkä laaja kuva paneelista - tai pahempaa - jatkuvaa zoomailua puhujien välillä, josta tulee “merisairaaksi”.

Tällainen kahden kameran toteutus on hyvin tyypillinen esimerkiksi seminaarissa, jolloin hinnassa liikutaan hintahaitarin keski- tai yläpäässä.

‍Tavoite on tuottaa tajunnanräjäyttävä kokemus osallistujille - esimerkiksi kerran vuodessa tehtävä tärkeä sidosryhmätilaisuus tai iso konferenssi. Tällaisessa tilanteessa tunnelmaa lähdetään sisällön lisäksi hakemaan usein show-valoilla, erinomaisella äänentoistolla ja liikkuvilla kameroilla. Tämän lisäksi lähetyksessä hyödynnetään luultavasti erilaisia grafiikoita ja muita lisäarvoa tuovia elementtejä. Henkilöstöä olisi hyvä olla mielellään yksi liikaa kuin liian vähän, jotta varmistutaan tapahtuman onnistumisesta.

Nyt mennään yleisen hintajaarittelun puolelle: tämänkaltaiset toteutukset ovat aina yksittäistapauksia ja hintaan vaikuttaa moni asia. On hyvä vaihtaa ajatuksia teknisen kumppanin kanssa ja päätyä yhdessä parhaaseen ratkaisuun.

‍

Tapahtuma-alusta 🛠️

Tapahtuma-alusta on toinen asia, joka vaikuttaa hintaan, mutta huomattavasti vähemmän kuin tuotannon koko. Seuraavat asiat ovat tärkeimmät alustan valinnassa ja auttavat palveluntarjoajaa suosittelemaan oikeaa alustaa tapahtumaan. Yleensä ennen tapahtumaa on jo hyvä ajatus esimerkiksi siitä, millaista osallistavuutta yleisölle halutaan.

Brändättävyys - Halutaanko luoda osallistujille hienompi kokemus tai onko tapahtumassa esimerkiksi sponsoreita, joille halutaan tarjota lisänäkyvyyttä alustalla? Tällöin useimmat julkiset alustat, kuten Youtube tai Vimeo eivät toimi, vaan on hyvä hyödyntää erillistä tapahtuma-alustaa, kuten Enchantia.

Osallistavuus - Usein on tapahtuman kannalta hyödyllistä, että esimerkiksi kysymyksiä voi esittää tapahtuman aikana pienellä kynnyksellä. Myös muita ominaisuudet voivat tuoda lisäarvoa, kuten äänestykset ja virtuaaliaplodit. Tärkein kysymys kaikista ehkä kuitenkin on, halutaanko, että osallistujat voivat esittää kysymyksiä tai muuten osallistua mukaan kameralla ja mikrofonilla? Tämä on usein tärkeä toiminnallisuus esimerkiksi sisäisissä tilaisuuksissa tai kokouksissa, jolloin ihan vaikkapa Teams voi olla erinomainen valinta.

‍Suojaus - Onko tapahtuma julkinen vai onko se tarkoitettu vain rajatulle joukolle? Esimerkiksi maksullisissa tapahtumissa on tärkeää, että vain maksavat asiakkaat pääsevät seuraamaan lähetystä, kun taas sisäisessä tapahtumassa olisi hyvä, että firman ulkopuolelta ei voisi katsoa lähetystä.

‍Analytiikka - Perusanalytiikka katsojista on usein saatavilla kaikilla alustoilla, mutta joskus voi olla tärkeää saada tarkempaa dataa esimerkiksi katselun kestosta tai maantieteellisistä sijainneista. Jos tapahtumia striimataan paljon, usein erilaiset automaatiot muun muassa markkinoinnin työkaluihin säästävät huomattavasti työaikaa.

Tätäkään kaikkea ei tietenkään tarvitse tietää eikä alustaa tarvitse olla päätettynä etukäteen, vaan sopivan alustankin voi päättää tapahtuman tavoitteiden pohjalta.

Tapahtumien määrä 💯

Tätä asiaa ei moni palveluntarjoaja halua paljastaa, mutta kuten monessa muussakin asiassa, volyymilla saa hintaa alas. Jos järjestätte vaikka vuositasolla useamman tapahtuman, johon kaipaatte striimauspalvelua, kannattaa tästä mainita tarjouspyynnössä. Kun tapahtumia tehdään useita yhdessä, toimintatavat tulevat tutuiksi ja tämä on miellyttävä tilanne kaikille osapuolille.

Joissain tapauksissa on myös mahdollista saada “pörssihinta” vähemmän kiireisille päiville. Tapahtuma-alalla yleinen vitsaus on maanantai, jolloin ei yksinkertaisesti yleensä järjestetä tapahtumia ollenkaan. Jos tapahtumasi on sellainen, joka on mahdollista järjestää maanantaina, saat luultavasti hyvän hinnan striimaukselle - toki tämä tulee laittaa vaakakuppiin sen kanssa, palveleeko maanantai muita tapahtuman tavoitteita ja saadaanko osallistujat mukaan tällöin.

‍

Näillä vinkeillä saat toivottavasti hyvän ajatuksen siitä, mistä tapahtuman hinta koostuu ja muutamia työkaluja, joilla saat tapahtuman striimaukselle eniten rahoille vastinetta. Ei muuta kuin tarjouspyyntöä rustaamaan!

Jos etsit tapahtumalle striimausta, tutustu avaimet käteen -palveluun täältä: https://nextlive.fi/tapahtuman-striimaus
‍