Tapahtumanjärjestäjän on usein hankala saada käsitystä, millaisesta kustannuksesta tekniikan osalta puhutaan. Lue mistä tapahtumatekniikan hinta koostuu!
4.7.2024
Tapahtuma koostuu useista palasista: on esiintyjiä, tarjoiluja, tapahtumapaikka, kutsujärjestelmiä - mutta keskeisessä roolissa monissa tapahtumissa on myös tapahtumatekniikka. Koska tapahtumia on niin erilaisia ja -kokoisia, tapahtumanjärjestäjän on usein hankala saada käsitystä, millaisesta kustannuksesta tekniikan osalta puhutaan.
Vaikka vastaus tekniikan hintaan on niinkin perinteinen ja raastava kuin “se riippuu”, koitamme avartaa artikkelissa, mistä tapahtumatekniikan hinta koostuu.
Lähdetään perusasioista liikkeelle ja rajataan, millaista tapahtumaa ollaan tekemässä - monesti perustason Toyota Corolla on edullisempi kuin kaikilla herkuilla varustettu Lamborghini. Myös tapahtumissa voidaan ajatella asiaa hieman mustavalkoisesti: pieni, 50 hengen yritystapahtuma ei yleensä kalleimmillaankaan tule maksamaan samaa kuin 5000 hengen yleisötapahtuma.
Yleisömäärä ei kuitenkaan kerro kaikkea, vaan tätäkin tärkeämpi mittari tekniikan hinnalle on se, millainen elämyksen taso yleisölle halutaan saada. Kun puhutaan maailman suurimmista tapahtumista, kuten Euroviisuista, ei teknisestä toteutuksesta saisi elämyksellisempää, vaikka yrittäisi: tapahtumaa on vaikea kokea leukoja loksauttamatta. Tästä syystä mitään yksittäistä tapahtumatyyppiä ei voida asettaa tiettyyn hintatasoon - esimerkiksi jollekin yritykselle pikkujoulut voivat olla vuoden isoin kohokohta, johon halutaan panostaa isosti, kun taas toisessa riittää, että lämmitetään toimiston sauna ja äänentoistona toimii markkinointijohtajan vanha C-kasettistereo.
Perustapahtumalla tarkoitetaan usein sellaista tapahtumaa, jonka tärkein tehtävä on tarjota jotakin tietoa yleisölle. Tapahtumalla ei haluta sen erityisemmin säväyttää tai luoda muistoja, vaan tärkeintä on se, että viesti menee perille. Tällainen tapahtuma voisi olla esimerkiksi tiedotustilaisuus tai pienempi seminaari.
Perustapahtumassa tarvitaan usein yhdistelmä näitä elementtejä:
Tällaisessa tapahtumassa kokonaisuus koostetaan yleensä niin, että tapahtumatilan tekniikkaa käytetään osin hyödyksi: esimerkiksi tilan videotykki tai äänentoisto voi olla käyttökelpoinen tapahtumaan, mutta toimivuuden varmistamiseksi saatetaan hyödyntää tekniikkatoimittajan mikrofoneja.
Usein tämänkaltainen tekniikkatoteutus on toimijasta ja kokonaisuudesta riippuen n. 1000-4000€ hintaluokassa. Haarukka on suhteellisen iso, mutta tähän hintatasoon tulet varmasti törmäämään, mikäli järjestät tapahtumaa, jonka tärkein funktio on tiedon tarjoaminen yleisölle.
Meille tapahtuma on parempaa Seppälää, kun tapahtumalla halutaan selkeästi tarjota yleisölle hieno, mieleenpainuva kokemus. Tällöin itse sisällössä on usein mukana elämyksellisiä ohjelmanumeroita, kuten palkintogaala tai bändi. Tällainen tapahtuma on yleensä isompi yritys- tai henkilöstötapahtuma, kuten konferenssi tai julkaisutapahtuma.
Kun tapahtumalle halutaan hakea elämyksellisyyttä, perustapahtuman elementtien lisäksi tällaisessa tapahtumassa hyödynnetään seuraavia rakennuspalasia:
“Paremman Seppälän” tapahtumassa yhdistyy usein tieto-osuus ja viihteellinen osuus, jolloin erilaisiin sisältöihin tulee varautua myös teknisesti niin laitteiston kuin henkilöstön osalta. Tapahtumaan tulee varautua erityisen yksityiskohtaisesti niin ennen tapahtumaa kuin sen aikana. Toteutusta on tekemässä usean hengen tiimi, joka koostuu niin tuottajasta kuin teknikoista.
Elämyksellisen tapahtuman tekniikkatoteutuksen hinta on useimmiten 5000-15000€ välillä. Haarukan alemmassa päässä ollaan varsinkin silloin, kun tapahtumassa ei ole artistia ja yläpäässä liikutaan, kun tunnelma halutaan virittää kattoon ihan kaikilla mittareilla.
Kuten artikkelin alussa sivuttiin: maailman elämyksellisimmät tapahtumat ovat nimenomaan yleisötapahtumia. Kun tehdään isoa yleisötapahtumaa, riskit tekniikan toimivuuden osalta ovat merkittävät: kuvittele esimerkiksi tilanne, jossa festivaalin sähköt katkeaisivat kesken keikan - tämä ei luultavasti tuo kovin hyvää julkisuutta järjestäjälle.
Riskille on myös kääntöpuolensa: kun kaikki toimii juuri niin kuin pitää ja antaa yleisölle elämyksen, jota he eivät edet osanneet odottaa, sana huikeasta kokemuksesta leviää ja antaa tuulta siipien alle. Juuri tästä syystä yleisötapahtumissa nähdään upeimmat ratkaisut tekniikan osalta: on pyrotekniikkaa, visuaaleja, satojen tuhansien arvosta jo pelkkää valotekniikkaa ja ennen kaikkea maailman parhaat tekijät.
Yleisötapahtumissa tapahtumapaikka on myös usein hankala: harva yleisötapahtuma on Clarionissa, vaan tapahtumat järjestetään jäähalleissa, hiekkakentillä, areenoilla: paikoissa, joissa on tilaa, mutta infra tapahtumien järjestämiseen on vähäinen - paikalle täytyy tuoda kaikki sähköjä myöten.
Toki kevyen konsertin tai kyläfestivaalin voi saada tehtyä hieman pienemmälläkin hinnalla, mutta usein yleisötapahtuman tekniikassa hinnan osalta puhutaan kymmenistä ja sadoista tuhansista - kun Suomessa järjestettiin Euroviisut vuonna 2007, valoja tarvittiin niin paljon, että joillain tapahtumatekniikan yrityksistä on niitä edelleen varastossa. Kuvittele, mikä hinta talon rakentamisella olisi, jos sen rakentamiseen tarvitaan KAIKKI Suomen vasarat (tai mitä ikinä talon rakentamisessa tarvitaan).
Voit käyttää tässä artikkelissa piirrettyjä suuntaviivoja suunnitellessasi seuraavan tapahtumasi budjettia. Elämyksellisyys käsitteenä kannattaa pitää mielessä, kun mietit kumppania tekniikan toteutukseen: osaava tekniikkakumppani osaa kääntää nimenomaan sen tunteen jonka haluat tuottaa yleisöllesi, oikeanlaiseksi tekniseksi ratkaisuksi. Ja ei kannata ottaa turhaa stressiä, vaikka et haluaisikaan tuottaa suurta spektaakkelia: valtaosa yritystapahtumista on loppupeleissä tiedon välittämistä.
Jos haluat testata, selviäisitkö itse tapahtuman teknisistä haasteista, kokeile leikkimielistä peliämme tästä!
Varaa aika ammattilaisemme kanssa, niin kehitellään teille täydellinen kokonaisuus.
hello@nextlive.fi+358 40 416 5225
Tilaa uutiskirjeemme
Next Live, part of Enchant Oy
Y-tunnus 3309336-2
