Monet asiakkaamme ovat päätyneet yhteistyöhön kanssamme jonkin isomman tapahtuman, kuten juhlagaalan myötä, jossa tapahtumatilan tekniikka ei ole riittänyt halutun lopputuloksen ja tunnelman saavuttamiseen. Näiden isompien tapahtumien myötä onkin usein päädytty pienempien tilaisuuksien suunnitteluun ja kysymykseen: miksi (ja milloin) tilata ulkoinen tapahtumatekniikka?

Monessa tapahtumatilassa on jonkinlainen kokoustekniikka valmiina. Usein tähän sisältyy jonkinlaiset mikrofonit, äänentoisto ja videotykki tai screen, jonne voi heijastaa esityskalvot ja muun esitysmateriaalin. Isommissa tiloissa saattaa olla panostettu myös valokalustoon, mutta tämä on harvinaisempi tapaus.

Katsastellaan blogipostauksessa yleisimpiä syitä, miksi tapahtumanjärjestäjät turvautuvat tapahtumien tekniikassa ammattilaisen apuun.

‍

1. Toimivuus

Kun tehdään tärkeää tapahtumaa tärkeälle yleisölle, halutaan varmistua siitä, että jokaisessa tapahtuman osa-alueessa onnistutaan. Tekniikka on yksi niistä asioista, joiden toimimattomuus huomataan yleisössä heti: jos mikrofoni pätkii tai videotykki räpsyy, tämä jää helposti negatiivisesti mieleen.

On tärkeää huomioida, että hyvin hoidetussa tapahtumatilassa tekniikka on pääsääntöisesti sellaista, että se toimii ja siihen voi luottaa myös ilman ulkoista ammattilaista. Se, onko tila oikeasti ajan tasalla ja laitteet jatkuvasti testattuja, onkin vaikeampaa arvioida. Olemme esimerkiksi joissain tapahtumatiloissa törmänneet tilanteeseen, että kitaravahvistinta käytetään puheäänentoistona. “Maallikkotermein” tämä tarkoittaa suurin piirtein sitä, että koitat hämmentää soppaa vatupassilla: ajaa asian omalla tavallaan, mutta ei ole todellakaan oikea väline hommaan.

Osaava tekninen kumppani on oikea valinta silloin, kun tekniikan toimivuudesta ei oikeasti haluta tinkiä ja halutaan luottaa siihen, että yleisö saa arvoisensa tapahtumakokemuksen.

‍

2. Helppous

Tapahtuman järjestämisessä on paljon liikkuvia osia: ohjelman suunnittelua, kutsuprosessia, puhujien kanssa kommunikointia, tarjoilua - jos tähän lisätään vielä se, että järjestäjä joutuu vetämään videokaapeleita aamulla ennen tapahtumaa, luultavasti jostain muusta osa-alueesta poistuu huomiota.

Vaihtoehtona mikrofonien ja muun tekniikan kanssa tuskailuun on se, että niin järjestävä taho, kuin yleisö pääsee heti valmiiseen pöytään ja tilaisuuden puhujatkin saavat luultavasti esityksistään enemmän irti. Ulkoinen tapahtumatekniikka hoitaa kaiken laitteiden kytkemisestä ja testauksesta puhujien mikitykseen ja jättää järjestäjälle aikaa esimerkiksi vieraiden viihdyttämiseen - tärkeä osa tapahtumaa sekin.

‍‍

3. Vaikuttavuus

Moni taho ei järjestä tapahtumia kovin usein: esimerkiksi kerran vuodessa järjestettävä iso seminaari voi toimia vuoden kohokohtana tai firman pikkujoulut voi olla se juttu, johon oikeasti voidaan panostaa koko vuonna. Tällöin ei haluta tyytyä pelkkään tapahtumatilan siivousvaloon, vaan halutaan luoda yleisölle ikimuistoinen, positiivisesti mieleenpainuva kokemus.

Kun luodaan tapahtumaan vaikuttavuutta, sitä luodaan yleensä valoilla, vaikuttavalla äänellä ja esimerkiksi tunnelmaa korostavilla esitysgrafiikoilla. Tällaista kokonaisuutta tehdessä ulkoinen apu on tarpeen, jotta saadaan tehtyä sellainen lopputulos, josta kehtaa julkaista kuvia Instagramissa ja yleisön tekee mieli osallistua myös seuraavaan tapahtumaan.

‍

4. Monimutkaisuus

Jos olet järjestänyt tapahtumaa, jossa on esiintymässä bändi - erityisesti jokin eturivin artisti - olet saattanut saada heiltä niin sanotun “tekniikan riderin”, eli yksinkertaisesti listan siitä, millaista tekniikkaa bändi tarvitsee, jotta he suostuvat tulla esiintymään tapahtumaan.

Mikäli tätä listaa erehtyy lukemaan, saattaa mennä nopeasti sormi suuhun, kun listassa vilahtaa omituisia sanoja, kuten “L’acoustics”, “Ethercon”, tai “backline”. Tämä on tilanne, jossa on helppo todeta että homma saattaisi hoitua helpommin, kun tilataan ulkoinen tapahtumatekniikka paikalle.

Aina tapahtumassa ei tarvitse olla näinkään vaativaa kokonaisuutta, vaan tarve voi syntyä jostain pienestä: esimerkiksi yksi puhujista ilmoittaa, että haluaa pitää puheensa Koh Phanganin saarelta Teamsin välityksellä. Tässä on monta paikkaa, jossa homma voi tuottaa huonon kokemuksen yleisölle: miten vaihdetaan näkymä esityskalvojen ja etäpuhujan välillä, toimiiko Thaimaan netti, osataanko ohjeistaa puhujaa oikein - ei ole väärin, ettei halua vaivata päätään tällä kaikella.

‍

5. Hybriditapahtuma

‍

Tässä sivutaan tietyllä tavalla kaikkia muita osa-alueita - pistäväthän hybriditapahtumat välillä kokeneemman konkarinkin pidättelemään kyyneleitä. Kun tapahtuman yleisö koostuu niin paikan päällä olevista osallistujista, mutta myös etänä seuraavista katsojista, yleisökokemuksen pitäminen korkeana vaatii monia taikatemppuja - eikä tarvitse olla edes taikuri, että huomaa kokonaisuuden onnistuvan mukavammin silloin, kun mukana on alan ammattilaiset.

‍

Autamme sinua mielellämme saamaan tapahtumastasi odotusten arvoisen. Jos kaipaat tapahtumasi tekniikassa apua, tutustu tapahtumatekniikan palveluihimme tästä.

‍