Tapahtumissa on tällä hetkellä tietynlainen trendi, ainakin omien huomioidemme mukaan: livetapahtumat ovat vahvassa suosiossa. Tapahtumilla halutaan tarjota tiedon ja taidon lisäksi elämyksiä, uusia muistoja ja ennen kaikkea lämmin kuva järjestävästä tahosta. Itse sisällön lisäksi halutaan panostaa osallistujan kokemukseen myös silloin, kun keynote-puhuja ei ole lavalla: tunnelmaa tukeva valaistus, erilaiset artistit ja elämykselliset tapahtumapaikat ovat suosittuja tällä hetkellä.

On kuitenkin monia tapahtumia, joissa tapahtuman järjestäminen hybridinä käy enemmän kuin järkeen. Kun tapahtuman päätavoitteena on tarjota osallistujille tietoa, hybriditapahtumalla päästään tavoitteeseen kaikista parhaiten: osallistumispaikalla ei ole väliä ja tapahtumasta saadaan laadukas tallenne, johon tiedonjanoiset voivat palata myöhemmin.

Hybriditapahtuman järjestäminen eroaa muista tapahtumamuodoista olennaisesti - yleisö on jaettu kahtia paikalla olevaan ja etäyleisöön. Tämä aiheuttaa monelle järjestäjälle harmaita hiuksia ja monesti hybriditoteutuksessa toinen yleisö jää vähemmälle huomiolle (ei kuitenkaan tarkoituksella). Ja usein se on juuri etäyleisö.

Annamme tässä kirjoituksessa hyvän pohjan sille, mitä sinun kannattaa tapahtumanjärjestäjänä huomioida hybriditapahtuman järjestämisessä tekniikan näkökulmasta. Emme ole ammattilaisia tapahtuman markkinoinnissa tai tarjoilujen valinnassa, mutta satojen, ellei tuhansien hybriditapahtumien taustalla osaamme kertoa miten tapahtumatekniikka tulee luontevaksi osaksi tapahtumaa.

‍‍

1. Vuorovaikutus 🤝🏼

‍Paikan päällä

Kaikki tiedämme sen yhden Jarmon, joka esittää kysymyksensä puhujalle jämptisti huutamalla sen takarivistä. Vaikka tämä voi olla toimiva menetelmä livetapahtumassa, hybriditapahtumassa tulet kuulemaan etäyleisön palautteen siitä, että yleisökysymykset eivät kuuluneet linjoille.

Hybriditapahtumassa olisi hyvä olla yksi tai kaksi “mikki-Mikkoa”, jotka pitävät huolen, että kysymykset esitetään aina mikrofoniin. Tällöin kysymykset kuuluvat moitteetta niin etäyleisölle, mutta tietenkin myös paremmin puhujalle ja paikan päällä.

Isommassa tapahtumatilassa voi olla hankalaa kuljettaa mikrofoneja, jolloin kysymysten esittämistä voi helpottaa tarjoamalla yleisölle tavan esittää kysymyksiä virtuaalisesti. Tällöin osallistuja voi rauhassa kirjoittaa kysymyksen vaikka jo puheenvuoron aikana, esimerkiksi omalla mobiililaitteella. Osaava tekninen kumppani osaa suositella sopivaa ratkaisua - tällaisia ovat esimerkiksi Mentimeter sekä kotimainen Viestit.io.

‍Etänä

Katsojien välillä voi olla isoja eroja teknisen osaamisen kanssa: siinä missä toinen katsoja osaa koodata oman chat-toiminnallisuuden silmät kiinni, toista katsojaa saattaa jännittää jo yksinkertaisesti liittyminen mukaan. Tässäkin asiassa pätee KISS-sääntö: keep it simple, stupid.

Kysymysten esittämisen tulee tapahtua samalla alustalla minne tapahtumaa on liitytty katsomaan ja sen tulee olla oikeasti niin helppoa, että Pihtiputaan mummokin ymmärtää miten lähettää kiperät kysymyksensä. Järjestävän tahon puolesta on hyvä varautua chat-moderaattorilla, joka seuraa etäkysymyksiä tapahtuman ajan ja esittää nämä puhujille - ja tietenkin myös mikrofoniin.

‍

2. Kokemus ⭐

‍Paikan päällä

Tärkein asia yleisösi kokemukseen paikan päällä on yksinkertainen: se, että tekniikka toimii. Sanommekin usein, että tapahtumatekniikka on onnistunut, jos kukaan ei ole kiinnittänyt siihen huomiota. Kaikki on siis mennyt yksinkertaisesti juuri niin, kuin yleisö on odottanut: esityskalvot ovat näkyneet ja niiden vaihto on sujunut hyvin, mikrofonit ovat toimineet ja valaistus on tukenut tapahtumaa ja pidettyjä puheenvuoroja.

Elämyksellisyyttä voidaan toki luoda esimerkiksi somisteilla, tunnelmavaloilla tai vaikkapa DJ:llä taukojen aikana, mutta kaikki näistä kuivuu kasaan, jos peruspaketti ei toimi.

‍
Etänä

Juttelin juuri asiakkaan kanssa, joka haki uutta puhtia tulevien hybriditapahtumien järjestämiseen. Hän kertoi, että aiemmin toteutetut hybriditapahtumat ovat saaneet huonoa palautetta etäosallistujilta. Tapahtuman teknistä toteutusta oli nakitettu tekemään “IT:n Pekka”, joka oli saanut kahvihuoneen tippikupin ja Youtube-videoiden avulla pystytettyä verkkokameran tapahtumatilan nurkkaan. No, ei sinänsä ihmekään, että esityskalvot eivät ole näkyneet etäosallistujille eikä oikein äänistäkään saanut selvää.

Totuus hyvään hybriditapahtumaan on yksinkertainen: se on nimittäin täysin sama, kuin paikan päällä. Kokemus tiivistyy a) näkeekö yleisö esitysmateriaalit kunnolla, b) kuuleeko yleisö kaiken mitä pitääkin ja c) onko kamerakuva tarpeeksi dynaaminen sisältöön nähden. 

Puhuvaa päätä ei tarvitse kuvata neljästä kuvakulmasta, mutta jos katsot Euroviisujen lähetystä ja se on kuvattu stadionin nurkkaan pystytetyllä verkkokameralla, kanava vaihtuu aika nopeasti toiseen. Sama logiikka pätee yritystapahtumissa: jos tarjoat yleisölle paneelikeskustelun kuvattuna yhdellä kameralla, ei tarvitse ottaa melatoniinia ennen nukkumaanmenoa - uni tulee kyllä tämän kokemuksen jälkeen.

Myönnettäköön, meillä on oma lehmä ojassa - mutta suosittelemme käyttämään varsinkin hieman tärkeämmässä tapahtumassa ulkoista tekniikkakumppania. Tekniikkatoimittaja hoitaa kaiken mitä tapahtumaan tarvitaan ja varmistut siitä, että yleisösi haluaa tulla mukaan seuraavaan tapahtumaan (kunhan sisältö on kunnossa - ja sehän on, luethan tätä postausta).

‍

3. Aikataulun viestiminen ⏳

Kun tapahtumassa mennään tauolle, paikan päällä olevalle yleisölle suunnitelma on yleensä selkeä ja on helppo aistia, jos esimerkiksi lounas venähtää hieman ja tapahtumaa päästään jatkamaan pienellä viiveellä. Tällaiset tilanteet aiheuttavat etäyleisölle kysymyksiä, kun tapahtuma ei etenekään aikataulun mukaisesti. Näissä tilanteissa on hyvä miettiä tapa viestiä tilanne myös etäyleisölle ja varmistua, että kaikki tietävät, missä mennään.

Jos aikataulussa on erinäisyyksiä paikan päällä ja etänä, kuten vain paikan päällä osallistujien jatkot Mummotunnelissa, esitysmateriaaleista kannattaa tuottaa eri versiot paikan päälle ja etänä. Edellä mainitussa tilanteessa viesti saattaa olla etäkatsojalle ristiriitainen, kun lähetyksen päättää koko ruudulle lävähtävä “Mummotunnelissa tavataan!” -lopetuskalvo. Tätä miettii etenkin se edellä mainittu Pihtiputaan mummo.

‍

4. Tallenne 🎥

Koska hybriditapahtumassa monesti tärkeä tavoite on jakaa tietoa, ei pidä unohtaa tallenteen merkitystä. Yksinkertaisimmillaan tallenne on lyhyemmässä tapahtumassa kokonaisuudessaan julkaistu video, johon tarjotaan linkki jälkikäteen, mutta ei kannata unohtaa muita tallenteen tarjoamia mahdollisuuksia.

Kun mietit, miten tapahtuman tallennetta hyödynnetään, on hyvä miettiä ainakin seuraavat seikat:
‍

‍Missä tallenne julkaistaan?

Helpoin tapa osallistujille on julkaista tallenne samassa katselulinkissä, jossa on pystynyt seurata lähetystä tapahtuman aikana. Vaihtoehtoja on kuitenkin monia: julkisesti tallenteen voi julkaista esimerkiksi Youtubessa tai Vimeossa, sisäiseen käyttöön intranetissä. 

‍

‍Miten kauan tallenne on saatavilla?

‍

‍Puhujamerkinnät

Puhujamerkinnät eli niin kutsutut chapterit on hyvä olla varsinkin pidemmissä tallenteissa. Näin osallistujan ei tarvitse kelata koko tallennetta läpi, vaan on helppo hypätä juuri oikeaan puhujaan ja seurata itselle tärkeä sisältö läpi.

‍

‍Tekstitykset

Tekstitysten tekeminen on tuttua julkisille tahoille ja kaikille jotka saavat julkista rahoitusta - tapahtuman tallenteeseen vaaditaan nimittäin saavutettavuustekstitys, jos tallenne on yli 14 vrk julkisesti saatavilla.

‍

Hybriditapahtuma koostuu monista osista, ja omat haasteensa on myös tapahtuman markkinoinnissa, osallistumisprosessissa ja monessa muussa - myös tekniikan saralla. Toivottavasti saimme avattua hieman Pandoran lipasta hybriditapahtuman tekniikasta.

Mikäli olet suunnittelemassa hybriditapahtumaa ja haluat välttää sudenkuopat kahden yleisön kokemuksen luomisessa, varaa aika kanssamme alapuolelta tai ota yhteyttä tästä.